既不懂函数公式,也不懂数据透视表,那就用分类汇总实现统计分析
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函数公式以及数据透视图,是Excel中的2大利器,在很多场合都有使用,效率之高,范围之广,无所不能……但在使用上,很多小白望而止步……究其原因就是需要掌握一定的基础专业知识。除函数公式和数据透视表之外,还有一个工具,在统计分析中也有着一席之地,那就是【分类汇总】。
一、概念。
分类汇总,从字面意思上也很好理解,就是对数据中的记录按照一定的标准或要求先分类,再汇总,汇总的方式主要有:求和、平均值、个数、最大(小)值等等。其调用也非常的简单,如下图:
方法:
单击【数据】菜单,选择【分级显示】组中的【分类汇总】,打开【分类汇总】对话框。
二、应用案例。
(一)目的: 按“学历”计算总“月薪”。
方法:
1、选定数据源中的任意单元格区域,单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】,打开【分类汇总】对话框。
2、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”,并【确定】。
解读:
1、【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、以及【选定汇总项】中的“月薪”等字段的选择要根据“目的”来选择,所以在分类汇总之前要明确自己的目的。
2、分析汇总结果,如下图:
出现了2个“初中汇总”和2个“大专汇总”……,很显然不是我们想要的结果,但操作方法无误,原因何在???
究其原因就是 没有先“分类”,而直接进行了“汇总”,具体来讲就是没有将相同“学历”的值放置在一起,所以系统在判断时如果临近行的字段相同,就进行“汇总”,如此反复,就出现了多个“初中汇总”、“大专汇总”等。
其实从上面的“原因”中已经提供了 解决思路,那就是对数据先“分类”、“分类”、“分类”,实现途径就是根据目的,选取关键字进行“排序”、“排序”、“排序” 。
(二)目的: 按“学历”计算总“月薪”。
方法:
1、以“学历”为“主要关键字”进行排序。
2、选定数据源中的任意单元格区域,单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】,打开【分类汇总】对话框。
3、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”,并【确定】。
解读:
从汇总结果中可以看出,此时确实按“学历”进行了汇总,每个项都只有一项。所以,在分类汇总前要先对数据进行排序、排序、排序。
(三)目的:统计相应“学历”的平均“月薪”。
方法:
1、以“学历”为“主要关键字”进行排序。
2、选定数据源中的任意单元格区域,单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】,打开【分类汇总】对话框。
3、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“平均值”、选择【选定汇总项】中的“月薪”,并【确定】。
敲黑板:
如果我们要求“最大值”、“最小值”、“乘积”、“数值计数”等,只需在【汇总方式】中选择相应的字段即可哦!但无论何种需求,都要先对数据以某个关键字进行排序。
(四)目的:按“学历”统计相应“性别”的总“月薪”。
从“目的”中可以分析出,此目的增加了条件“性别”,如果案例(二)用Sumif来计算的话,此目的必须用Sumifs函数来完成。所以在排序时,除了“主要关键字”外,还需要“次要关键字”,“次要关键字”的个数根据实际的目的来选定。
方法:
1、以“学历”为“主要关键字”、“性别”为“次要关键字”进行排序。
2、选定数据源中的任意单元格区域,单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】,打开【分类汇总】对话框。
3、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”,并【确定】。
4、打开【分类汇总】对话框,选择【分列字段】中的“性别”,【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”并取消【替换当前分类汇总】,最后【确定】即可。
解读:
如果有三级、四级……多级汇总,只需重复步骤4即可。
(五)查看等级。
如下图:
在对数据进行汇总之后,在A1单元格的左上角会形成一行数字1、2、3、4……等,这些数字代表“类”,数值越小,“类”越大,数值越大,“类”越小。如上图中的“4”就代表明细,“3”就是按“性别”汇总,“2”就是按“学历”汇总,“1”就是总值。
除了单击左上角的数字查看等级外还可以单击左侧的“+”或“-”(如下图)
来展开或折叠“类”,达到查看等级数据的目的。
(六)清除分类汇总。
方法:
选定数据源中的任意单元格区域,单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】,打开【分类汇总】对话框,单击左下角的【全部删除】即可。
最美尾巴:
通过上述内容的学习,相信大家对【分类汇总】有了更进一步的认识,需要注意的就是在分类汇总之前首先要对数据进行排序,如果是一级(简单)汇总,只需指定“主要关键字”,如果是多级(嵌套)汇总,除了指定“主要关键字”之外,还要指定“次要关键字”,次要关键字的个数根据需求而定,同时“次要关键字”的个数决定了嵌套的次数,也就是打开【分类汇总】对话框的次数。
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